L'administration en pilote automatique : Scaler sans recruter.
Comment l'école d'acupuncture ETTC est passée de la gestion artisanale sur Excel à une plateforme ERP sur-mesure capable de gérer 200 élèves, des plans de paiements complexes et la comptabilité bancaire sans intervention humaine.
Le piège du fichier Excel
Le contexte : à ses débuts avec 10 élèves, l'ETTC gérait tout manuellement. Une facture Excel, un virement, une case cochée en vert. Simple.
La rupture : avec le succès (200 élèves), ce système s'est effondré.
Les élèves demandaient des paiements étalés (trimestriels), rendant le suivi des échéances impossible.
La gestion des "doubleurs" (tarifs réduits) et des pré-requis (réussite Année 1 pour accès Année 2) nécessitait une vérification manuelle constante.
Le secrétariat passait ses journées à pointer des extraits de compte.
Une logique financière implacable
J'ai développé une plateforme Laravel qui agit comme un directeur financier virtuel. Elle gère la complexité pour que l'humain n'ait plus à le faire.
Tarification Dynamique & Plans de Paiement
Le système propose automatiquement les bonnes formules : Standard : Acompte + Solde. Flex : Acompte + Paiements trimestriels (avec majoration automatique). Doubleurs : Détection automatique du statut de l'élève et application du tarif réduit.
Le Cycle TFE (Travail de Fin d'Étude)
Au-delà de l'argent, la plateforme gère le cursus : de la proposition du sujet de mémoire jusqu'à l'inscription à la session d'examen devant jury.
Inscription à une formation en ligne.
Résultat
Aujourd'hui, que l'école ait 200 ou 500 élèves, la charge administrative reste identique. Le système envoie seul les rappels d'échéances et les mises en demeure. Le secrétariat peut enfin se concentrer sur la pédagogie plutôt que sur la comptabilité.
Le flux CODA : Zéro intervention humaine
Réception automatique du fichier CODA (Banque)
Parsing & Matching des Communications Structurées
+++/123/4567/89012/+++
Factures marquées "Payées" + Email de confirmation envoyé à l'élève
Noyé sous les outils déconnectés ?
L'architecture unifiée déployée chez ETTC Namur peut aussi simplifier votre métier.
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